Decydując się na stałą obsługę prawną firmy, prędzej czy później trzeba podpisać umowę regulującą taką współpracę. Dobrze skonstruowana umowa chroni obie strony i pozwala uniknąć nieporozumień już na starcie. Poniżej wyjaśniam, jakie elementy warto w niej uwzględnić i na co zwrócić uwagę przed podpisaniem.
Zakres usług objętych umową
Umowa powinna precyzyjnie określać, co wchodzi w skład stałej obsługi prawnej, a co jest usługą dodatkowo płatną.
- Bieżące doradztwo – konsultacje telefoniczne i mailowe w sprawach związanych z działalnością firmy.
- Przygotowywanie i weryfikacja umów – z kontrahentami, pracownikami lub dostawcami.
- Reprezentacja sądowa – warto ustalić, czy jest wliczona w ryczałt, czy rozliczana odrębnie.
- Limit zaangażowania – np. liczba godzin lub spraw miesięcznie objętych stałą stawką.
Model rozliczenia i wynagrodzenie
Najczęściej spotykane modele to stały ryczałt miesięczny oraz rozliczenie godzinowe. Umowa powinna jasno wskazywać, co dzieje się w sytuacji, gdy zakres pracy w danym miesiącu przekroczy ustalony limit – czy obowiązuje wówczas dodatkowa stawka, czy nadgodziny przechodzą na kolejny okres rozliczeniowy. Istotne są też terminy płatności i forma rozliczenia (np. faktura miesięczna).
Poufność i ochrona danych firmy
Adwokata obowiązuje tajemnica zawodowa niezależnie od zapisów umowy, jednak dobra umowa dodatkowo precyzuje zasady poufności w odniesieniu do dokumentów i danych firmy, a także zasady przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO – szczególnie istotne, jeśli w ramach współpracy przekazywane są dane pracowników lub kontrahentów.
Zasady wypowiedzenia współpracy
Warto z góry ustalić okres wypowiedzenia oraz to, co dzieje się ze sprawami będącymi w toku w chwili zakończenia współpracy – czy zostają dokończone, czy przekazywana jest dokumentacja nowemu pełnomocnikowi. Jasne zasady w tym zakresie chronią firmę przed nagłą utratą wsparcia prawnego w trakcie prowadzonej sprawy.
Najczęstsze pytania
Czy umowa o stałą obsługę prawną musi być zawarta na czas nieokreślony?
Nie. Umowę można zawrzeć zarówno na czas określony, jak i nieokreślony – wybór zależy od potrzeb i preferencji firmy.
Co się dzieje, jeśli w danym miesiącu nie skorzystam z pomocy prawnej?
Zależy to od przyjętego modelu rozliczenia. Przy ryczałcie miesięcznym opłata zwykle obowiązuje niezależnie od liczby zgłoszonych spraw, w zamian za stałą dostępność.
Czy mogę renegocjować warunki umowy w trakcie współpracy?
Tak, zakres i warunki współpracy można w każdej chwili dostosować do zmieniających się potrzeb firmy w formie aneksu do umowy.
Czy umowa obejmuje automatycznie wszystkie spółki z grupy lub oddziały firmy?
Nie, zwykle trzeba wyraźnie wskazać w umowie wszystkie podmioty objęte stałą obsługą prawną.
Co się dzieje ze sprawami w toku po zakończeniu współpracy?
Zasady te określa umowa – zwykle rozpoczęte sprawy są dokańczane w uzgodnionym zakresie albo przekazywana jest dokumentacja nowemu pełnomocnikowi.
Zobacz także: Prawnik na etacie czy stała współpraca z kancelarią – co wybrać dla swojej firmy? oraz Stała obsługa prawna firmy – na czym polega i jak wygląda współpraca z kancelarią?
Potrzebują Państwo umowy o stałą obsługę prawną dla swojej firmy? Skontaktuj się z Kancelarią
Jeżeli zastanawiają się Państwo nad podpisaniem umowy o stałą obsługę prawną, chętnie omówię jej warunki dopasowane do specyfiki Państwa firmy. Pełny zakres współpracy opisuję na stronie poświęconej stałej obsłudze prawnej firm. Pierwsza rozmowa i analiza potrzeb są bezpłatne. Można do mnie zadzwonić pod numer telefonu 698 654 748 lub skorzystać z formularza kontaktowego.
Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej w rozumieniu przepisów prawa. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy okoliczności faktycznych i potrzeb konkretnej firmy.